個人情報保護方針
株式会社こころ機構（以下、当社）は、ご契約企業及び団体へのEAPサービスの提供を通じて持続的かつ健康的な運営を支援する機関として、個人情報の重要性を認識し、個人情報を保護することが社会的責務であると考え、個人情報に関する法令を遵守し、取扱う個人情報の取得、利用、管理を適切に行います。
１. 個人情報の取得及び利用
当社は、利用目的を明確に定め、適切に個人情報の取得、利用及び提供を行います。取得した個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を適切に行います。
２. 法令等の遵守
当社は、保有する個人情報に関して適用される法令、国が定める指針、その他規範を遵守します。
３. 個人情報の管理
当社は、個人情報の正確性及び安全性確保のために、セキュリティ対策を徹底し、個人情報の漏洩、改ざん、不正アクセスなどの危険については、適切な安全対策及び是正措置を行います。
４. 個人情報の第三者提供
当社は、個人情報保護法等の法令に定めのある場合を除き、個人情報をご本人の同意なく第三者へ提供することはありません。
５. 個人情報に関する苦情・相談への対応
当社は、個人情報の取扱いに関するご本人からの苦情及び相談に対して適切に対応いたします。
６. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善
取得した個人情報を適切に管理するために、個人情報保護マネジメントシステムを確立し、運用状況について定期的に監査を実施し、継続的な改善に努めます。
７. 個人情報に関するお問い合わせ窓口
株式会社こころ機構 個人情報ご相談窓口
E-mail ：info@cocorokikou.co.jp
受付時間 ：平日９時～１７時
制定日：令和７年３月２４日
株式会社こころ機構
代表取締役 神薗 太基
個人情報の取扱いについて
株式会社こころ機構（以下、当社）は、取得した個人情報を以下のとおり取り扱います。
1.個人情報の利用目的
1)契約企業・団体から提供された個人情報
・ストレスチェック、サーベイ、アンケート等の調査業務遂行のため
・カウンセリング、面談等の相談支援業務遂行のため
・研修業務遂行のため
・その他、受託業務遂行のため
2)調査業務および相談支援業務において取得した個人情報
・調査結果の集計、分析等の業務遂行のため
・調査の個人結果、集団分析結果作成等の業務遂行のため
・カウンセリング、面談等の相談支援業務遂行のため
・事例紹介等の広報業務遂行のため
・学術研究への活用のため
※集団分析結果、事例紹介および学術研究への利用にあたっては、匿名化等の適切な措置を講じます。
3)採用応募者に関する個人情報
・採用業務遂行のため
4)役員、従業員および退職者に関する個人情報
・人事、労務管理に関する業務遂行のため
2.個人情報の委託
当社は、上記の利用目的の範囲内で、個人情報の取り扱いを外部事業者に委託する場合があります。委託先の選定にあたっては、当社が定める基準に基づき、個人情報の適切な管理体制を有する事業者を選定します。また、同事業者を適切に管理、監督し、個人情報の安全性確保に努めます。
3.個人情報の第三者提供
当社は、個人情報保護法等の法令に定めのある場合を除き、個人情報を本人の同意なく第三者に提供することはありません。
4.保有個人データの利用
1)事業者
名称：株式会社こころ機構
住所：鹿児島県姶良市東餅田558-1
代表者職氏名：代表取締役 神薗 太基
2)個人情報の管理者
部署：管理部
連絡先：0995-73-6710
info@cocorokikou.co.jp
3)全ての保有個人データの利用目的
上記「個人情報の利用目的」に記載のとおりとします。
4)保有個人データの取り扱いに関する問い合わせ先
相談窓口：株式会社こころ機構 個人情報ご相談窓口
住所：鹿児島県姶良市東餅田558-1
連絡先：0995-73-6710
info@cocorokikou.co.jp
受付時間：平日9：00～17：00
5)保有個人データまたは第三者提供記録の開示等の求めに応じる手続き
(1)開示等の求めの申し出先
当社は、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止および第三者提供記録の開示（以下、開示等）のご依頼を受け、係るご依頼が個人情報保護法に定める要件を満たす場合は、当社が定める手続きに従って速やかに対応いたします。開示等のお求めは、上記「個人情報ご相談窓口」にお申し出ください。
(2)開示等の求めに関する手続き
お申し出受付後、「保有個人データ開示等請求書」を送付いたします。手数料と必要書類をご提出いただき、全ての受領をもって申請完了といたします。
(3)手数料
開示等のご請求内容が以下に該当する場合、申請一件につき手数料１,０００円を申し受けます。必要書類に手数料を同封の上、現金書留にてご郵送ください。以下に該当しない場合は、手数料は発生いたしません。
・利用目的の通知
・開示（保有個人データ）
・開示（第三者提供記録）
(4)必要書類
【本人による請求の場合】
・保有個人データ開示等請求書
・本人確認書類（以下のうち一点の写し）
運転免許証
個人番号カード（マイナンバーカード）
旅券（パスポート）
その他顔写真入りの公的な身分証明書
【代理人による請求の場合】
・保有個人データ開示等請求書
・代理人の本人確認書類（上記「本人確認書類」参照）
・委任状または成年被後見人であることを証明できる登記事項証明書
・印鑑証明書（委任状の場合）
(5)開示等をお断りする場合
以下の場合、開示等の対応を致しかねます。あらかじめご了承下さい。
・開示等請求における提出書類および手数料に不備がある場合
・本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・他の法令に違反する場合
・その他、個人情報保護法に基づき開示等の義務を負わない場合
5.個人情報に関する安全管理措置
当社は、取得した個人情報の管理について、明確な個人情報保護体制のもと、継続的な監査や従業員教育を通じて、組織的な安全性の向上と、従業員の情報セキュリティ意識の強化に努めています。また、物理的・技術的な対策を講じて、不正アクセスや情報漏えいのリスクの抑制に万全を期しています。
制定日：令和７年６月２０日
株式会社こころ機構
代表取締役 神薗 太基